Artikel

Panduan Utama untuk Merencanakan Retret Perusahaan Anda ke Negeri Anggur California

Sebagai VP Penjualan Korporat & Grup untuk WineCountry Media - yang memiliki dan menjalankan NapaValley.com , Sonoma.com , dan WineCountry.com - Saya telah membantu perusahaan dari seluruh dunia merencanakan pertemuan perusahaan dan kelompok, retret, dan acara di Negara Anggur California. Dan setiap kali, ada hal-hal penting yang belum terpikirkan oleh perusahaan-perusahaan ini sebelum menghubungi saya tentang pertemuan atau retret mereka yang akan datang.

Jadi, saya ingin berbagi 14 pertimbangan teratas yang harus diingat oleh CEO, asisten eksekutif, atau perencana acara saat merencanakan retret perusahaan ke Negara Anggur California. Daftar periksa pribadi saya yang berpengalaman dalam pertempuran untuk membuat retret Negara Anggur yang sukses untuk mendapatkan pujian dari kolega Anda dan membuat Anda terlihat seperti penyelenggara pertemuan profesional.

Saat itu: Mari kita bahas. Di bawah ini adalah kuesioner aktual yang saya gunakan untuk setiap klien korporat baru, yang telah saya asah dari bekerja dengan berbagai macam perusahaan dan layanan yang mereka, dan karyawan, butuhkan begitu mereka tiba. Pada pertanyaan terakhir, Anda akan memiliki pemahaman yang kuat tentang kapan, di mana, apa, dan bagaimana yang diperlukan untuk merencanakan acara tim Wine Country berikutnya yang sukses.


Kuesioner




# 1. Apa tujuan acara Anda?

Dari 10 jenis acara perusahaan yang paling umum , akan sangat membantu jika Anda mengetahui dengan tepat kategori acara Anda, sehingga staf penjualan grup di hotel dan resor Wine Country mengetahui cara menanggapi RFP (Request For Proposal) yang sesuai. Pertemuan eksekutif atau seminar pelatihan tim karyawan, misalnya, kemungkinan besar akan diadakan di dalam ruangan, seringkali di ruang rapat tanpa jendela untuk menghindari gangguan, sedangkan makan malam perjalanan insentif tim mungkin diadakan di luar ruangan di kebun anggur atau di gua anggur. Memberikan label yang benar pada acara Anda di awal dapat mencegah berbagai masalah di kemudian hari.



# 2. Berapa besar kelompok Anda?

Ketahuilah bahwa sebagian besar hotel dan resor Wine Country menganggap 10 orang sebagai ukuran minimum 'grup'. Setiap ukuran yang lebih kecil dari ini kemungkinan besar tidak akan memberi Anda keuntungan dari pemesanan rombongan. Jika Anda tidak mengetahui jumlah pasti pesta Anda, tidak apa-apa - hotel mengharapkan hal ini dan akan memberi pelanggan kelonggaran untuk kamar yang tidak dipesan.

Setelah kami mengetahui perkiraan jumlah dalam grup Anda, kami kemudian mencocokkannya dengan hotel atau resor Wine Country yang paling sesuai. Grup yang lebih kecil cenderung lebih cocok dengan properti berukuran kecil hingga menengah, dan layanan unik yang mereka berikan seringkali lebih bersifat pribadi, sedangkan properti resor besar dapat menghemat ribuan biaya transportasi dengan memiliki semua yang diinginkan atau dibutuhkan grup Anda di properti. : restoran, spa, mencicipi anggur, dan bahkan arena bowling di Meritage Resort and Spa .



# 3. Apakah grup Anda pernah ke Wine Country sebelumnya? Jika ya, di mana Anda tinggal?

Tidak jarang koordinator acara kelompok mengatakan bahwa mereka ingin tinggal di Lembah Napa, kemudian akhirnya tinggal di Sonoma County, bahkan ketika mereka tidak tahu bahwa mengadakan retret di Sonoma County bahkan merupakan sebuah pilihan (biasanya hotel Napa Valley rata-rata tarif kamar yang membantu meyakinkan mereka). Jika klien pernah ke Wine Country sebelumnya, mereka biasanya memiliki gagasan yang jelas tentang di mana mereka ingin mengadakan acara. Dan mengetahui di mana mereka tinggal dan makan memungkinkan kami untuk tidak mengirim RFP ke tempat yang sama, kecuali mereka secara khusus memintanya.




# 4. Apakah Anda ingin tinggal di Napa Valley atau Sonoma County?

Sekitar 90% klien acara perusahaan mengatakan mereka ingin mengadakan retret mereka di Napa Valley, tetapi ketika Sonoma County direkomendasikan juga, mereka biasanya terbuka untuk itu sebagai pilihan. Yang biasanya menentukan tujuan akhir mereka adalah biaya: Kamar hotel di Sonoma County biasanya sekitar 30% lebih murah dari Lembah Napa, dan kebanyakan orang terkesiap ketika mereka mendengar biaya rata-rata tarif kamar akhir pekan musim panas di Lembah Napa.



# 5. Berapa banyak ruangan yang Anda perlukan untuk grup Anda?

Pertanyaan ini sering mengundang tawa. Pemikiran tentang para eksekutif perusahaan yang berbagi kamar hotel cukup lucu bagi para asisten eksekutif. Namun Anda akan terkejut betapa seringnya hal ini membingungkan orang yang ditugaskan untuk merencanakan acara perusahaan. Apakah perusahaan ingin menghemat uang dengan meminta tim berbagi kamar? Akankah beberapa staf ingin membawa pasangan mereka (atau bisakah mereka)? Di samping anggaran, memiliki gambaran yang jelas tentang berapa banyak ruangan yang Anda perlukan adalah salah satu faktor terpenting dalam memesan retret perusahaan.




# 6. Kapan tanggal kedatangan dan keberangkatan Anda?

Jawaban standar industri untuk pertanyaan ini adalah memberikan tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan, dalam format ini: Kami akan tiba pada hari Rabu, 3 Maret dan berangkat pada hari Minggu, 7 Maret. Hanya mengatakan itu adalah retret 3 hari tidaklah jelas, dan ketika datang untuk memesan acara $ 40.000, kejelasan adalah kuncinya. Jika Anda tidak tahu tanggal pasti grup Anda akan menginap, staf penjualan hotel hanya dapat memberikan perkiraan biaya dan mungkin tidak akan memiliki blok kamar untuk Anda. Ini bukan pemecah kesepakatan tetapi memiliki tanggal kedatangan dan keberangkatan yang jelas akan membuat pekerjaan semua orang lebih mudah.

Dan FYI, banyak hotel dan resor Wine Country memiliki minimum 2 malam pada akhir pekan, jadi jika retret perusahaan Anda berakhir pada hari Sabtu, Anda mungkin akan dikenai biaya untuk Sabtu malam juga. Dan karena Wine Country adalah tujuan yang populer bagi wisatawan di akhir pekan, memesan acara Anda pada hari Minggu hingga Kamis dapat menghemat ribuan dolar.



# 7. Apakah tanggal kedatangan dan keberangkatan Anda fleksibel?

Meskipun sangat membantu untuk menetapkan tanggal perjalanan di atas batu, itu tidak penting. Hotel dan resor sering kali menanyakan apakah tanggal acara grup Anda fleksibel, karena terkadang terjual habis pada tanggal tertentu atau bahkan hanya pada hari pertama atau terakhir. Mengatakan Anda baik-baik saja dengan Senin-Selasa atau Selasa-Rabu memberi lebih banyak kelonggaran bagi penjual hotel.



# 8. Berapa perkiraan anggaran Anda?

Anda akan terkejut betapa seringnya klien acara grup baru tidak mendapatkan jawaban untuk pertanyaan ini, baik karena mereka tidak diberi anggaran, atau perusahaan menghubungi kami untuk menentukan berapa anggaran yang seharusnya. Memiliki perkiraan anggaran tidak penting tetapi sangat berguna untuk menentukan kaliber, waktu, dan lokasi hotel atau tempat retret perusahaan. Untuk acara grup rata-rata (hotel, ruang pertemuan + F&B + A / V, transportasi, makanan), minimal $ 500 per orang per malam adalah tempat yang baik untuk memulai.


Mengenai anggaran, kata yang Anda ingin masukkan dalam leksikon Anda adalah 'konsesi,' yang merupakan istilah hotel untuk gratis. Meskipun kami tidak menegosiasikan tarif grup untuk Anda, hotel atau tempat pertemuan sering kali menawarkan kelonggaran ekstra untuk klien kami karena kami sering bekerja dengan mereka. Singkatnya, memesan acara perusahaan Anda melalui kami akan menghemat uang Anda dan meminta konsesi tambahan - seperti melambaikan biaya resor atau biaya Wi-Fi - akan menghemat lebih banyak uang.



# 9. Berapa rata-rata pengeluaran untuk tarif kamar?

Jika klien acara perusahaan tidak memiliki anggaran dalam pikiran, mereka hampir selalu memiliki gambaran kasar tentang berapa banyak yang ingin mereka habiskan untuk satu kamar per malam. Tarif kamar untuk kelompok biasanya kurang dari tarif 'perjalanan liburan', dan tarif Minggu hingga Kamis hampir selalu jauh lebih murah daripada tarif akhir pekan, karena Wine Country adalah tujuan liburan akhir pekan yang populer.

Mengetahui berapa banyak yang ingin Anda keluarkan untuk sebuah kamar hotel sangat membantu dalam menentukan hotel mana yang paling cocok untuk grup Anda. Paling murah untuk musim panas, perkirakan untuk membayar sekitar $ 250 per malam kamar di Sonoma County. Untuk properti mewah di Lembah Napa selama musim ramai, perkirakan untuk membayar minimal $ 500 hingga $ 600 per malam kamar.



# 10. Apakah Anda juga membutuhkan transportasi?

Sekali lagi, Anda akan terkejut betapa banyak orang yang ditugaskan untuk mengadakan retret grup perusahaan tidak memperhitungkan biaya transportasi, baik dari bandara maupun di luar lokasi dari hotel. Sangat sedikit hotel di Wine Country yang memiliki layanan antar-jemput langsung dari bandara San Francisco dan Oakland (Doubletree Sonoma Wine Country adalah pengecualian yang jarang), jadi jika Anda membutuhkan tumpangan dari bandara atau ke kilang anggur dari hotel Anda, Anda akan perlu memesan perusahaan transportasi jauh-jauh hari. Di WineCountry, kami telah bermitra dengan beberapa perusahaan transportasi lokal dan dengan senang hati akan merekomendasikan yang paling sesuai untuk grup Anda.



# 11. Apakah Anda membutuhkan ruang pertemuan? Jika ya, hari apa Anda perlu memesan ruang pertemuan dan untuk berapa orang? Apakah Anda membutuhkan audio / video dan F&B? Apakah grup Anda memiliki kebutuhan lain?

Hampir setiap acara perusahaan atau kelompok membutuhkan semacam ruang pertemuan atau ruang rapat, baik di dalam hotel atau di kilang anggur. Pertanyaan yang ingin Anda jawab sebelumnya meliputi: Untuk berapa banyak orang? Untuk periode apa di siang hari? Apakah Anda membutuhkan layanan makanan & minuman? Apakah Anda ingin minuman beralkohol (seperti di kilang anggur)? Apakah Anda membutuhkan perlengkapan audio / video? Bagaimana Anda ingin mengatur meja dan kursi? Apakah Anda akan mengadakan sesi breakout?

Biaya umum untuk menyewa ruang pertemuan sangat bervariasi di Wine Country. Kami memiliki beberapa mitra hotel yang sering melambaikan biaya sewa ruang pertemuan mereka (biasanya jika klien setuju dengan biaya F&B minimum), sementara yang lain mengenakan biaya minimum empat digit. Jika Anda akan meminta konsesi, biaya ruang pertemuan adalah tempat yang baik untuk memulai.



# 12. Apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengatur makan siang atau makan malam?

Untuk sebagian besar acara perusahaan dan kelompok yang berlangsung di Napa Valley dan Sonoma County, makan siang sudah termasuk dalam biaya F&B ruang pertemuan, baik sebagai makan siang kotak atau pengaturan bergaya prasmanan baik di dalam ruang pertemuan atau di lorong. Jika Anda dan rekan kerja Anda ingin makan siang atau makan malam jauh dari hotel, kami dengan senang hati menawarkan rekomendasi untuk Anda (kami semua ahli makanan di sini, jadi kami tidak akan mengarahkan Anda salah). Salah satu pilihan populer adalah makan malam bersama di kilang anggur, baik di luar di antara tanaman merambat atau di gua anggur, seperti pengalaman bersantap di gua yang fantastis di Kebun Anggur Pine Ridge di Lembah Napa.

Perlu diingat bahwa jika restoran atau kilang anggur tidak dalam jarak berjalan kaki - salah satu alasan bagus untuk memesan hotel di pusat kota - Anda mungkin perlu menyewa perusahaan transportasi jika ingin bepergian dalam kelompok, yang bisa jadi mahal. Atau, Uber dan Lyft tersedia di seluruh Wine Country.



# 13. Apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengatur aktivitas, seperti mencicipi anggur?

Kapan di Roma, bukan? Hampir setiap acara perusahaan dan grup yang kami bantu rencanakan termasuk kunjungan ke satu atau lebih kilang anggur untuk merasakan pengalaman dan merekomendasikan kilang anggur adalah spesialisasi kami. Seperti halnya makan di restoran di luar lokasi, perlu diingat bahwa jika kilang anggur yang ingin Anda kunjungi tidak dalam jarak berjalan kaki, Anda mungkin perlu menyewa perusahaan transportasi atau layanan berbagi tumpangan. Dan meskipun Anda mungkin hanya mencicipi anggur dengan sedikit teguk, Anda akan terkejut betapa cepatnya kadar alkohol dalam darah Anda dapat meningkat melebihi 0,08%.



# 14. Apakah Anda tertarik melakukan aktivitas lain selain wine tasting, seperti kompetisi memasak team building?

Bersamaan dengan mencicipi anggur, ada lusinan aktivitas lain yang tersedia di Wine Country yang dapat kami bantu mengatur acara grup Anda, mulai dari tur sepeda Sip-n-Cycle hingga tur makanan dan anggur gourmet, acara pembangunan tim (kompetisi memasak sangat populer ), pelajaran memadukan anggur, dan tur jalan kaki di kebun anggur. Untuk melihat berbagai macam kegiatan Wine Country yang menyenangkan untuk grup Anda, lihat Pengalaman WineCountry .


Selamat! Jika Anda berhasil sampai di akhir artikel ini, selamat! Sekarang Anda memiliki semua jawaban untuk mengadakan acara perusahaan atau kelompok yang menyenangkan dan bermanfaat di Negara Anggur California. Langkah selanjutnya adalah menelepon saya di (415) 518-1402, atau email saya di matt@winecountry.com . Saya tidak hanya akan membantu Anda menemukan tempat yang ideal untuk acara perusahaan atau acara tim Anda berikutnya, saya juga akan menghubungkan Anda dengan orang yang tepat untuk Anda ajak bicara - dan mungkin juga membantu menghemat uang Anda.

Terakhir, apakah saya menyebutkan bahwa Layanan Rekomendasi & Referensi kami gratis? Kami mendapat sedikit komisi dari mitra hotel kami untuk biaya kamar, tetapi hotellah yang menanggung biaya itu, bukan Anda. Jadi tidak ada alasan untuk tidak menggunakan Layanan Rekomendasi & Rujukan kami untuk acara perusahaan dan grup ke Napa Valley dan Sonoma County.


- Panduan untuk Mencicipi Anggur Seperti Pro -

- 9 Hotel Pedesaan Anggur Terbaik untuk Dikunjungi di 2018 -


Direkomendasikan